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Comment calculer les frais réels ?

Expert Benoît Fruchard
Posté par
Benoît Fruchard
Mis à jour le
11 avril 2023

L’administration fiscale autorise la déduction des frais professionnels pour les montants réellement engagés pour l’exercice de sa profession. Ainsi, si le montant des frais réels est plus avantageux que l’abattement automatique de 10%, vous pouvez alors réduire le montant de vos impôts. Mais quels sont les frais réels déductibles des impôts ? Comment les calculer ? Comment les déclarer ? On fait le point !

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Que sont les frais réels déductibles ?

Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené à dépenser de l’argent pour votre transport entre le domicile et le travail ou encore pour vos frais de repas par exemple. Afin de compenser les dépenses occasionnées par votre travail, l’administration fiscale autorise la déduction de vos frais.

Cependant, les frais réels peuvent être déduits de vos impôts sous conditions, à savoir :

  • Être en lien avec votre activité professionnelle,
  • Être une dépense nécessaire dans le cadre de votre travail,
  • Être justifiée, vous devez conserver vos justificatifs pendant 3 ans
  • Les dépenses doivent avoir eu lieu au cours de l’année N-1, par exemple en 2022 pour une déclaration faite en 2023.

À noter que la déduction des frais professionnels peut prendre deux formes distinctes :

  • L’abattement forfaitaire automatique de 10% sur vos revenus perçus au titre de vos salaires ;
  • Une déduction au réel qui consiste à déduire le montant exact des dépenses liées à son activité professionnelle.

Par conséquent, le choix entre ces deux régimes est propre à chacun et dépend du montant des frais, des plafonds et barèmes appliqués. Mais nous vous expliquons cela tout de suite !

Quels sont les frais réels déductibles des impôts et comment les calculer ?

L’administration fiscale prend en compte différentes catégories de dépenses comme : les frais de repas, les frais kilométriques, les frais vestimentaires, les frais de télétravail, les formations professionnelles, les congrès et séminaires… Cependant, nous allons nous concentrer ici sur les frais professionnels les plus courants.

Toutes les dépenses doivent être justifiées. À ce titre vous devez conserver tous les documents nécessaires liés aux frais réels en cas de demande de l’administration fiscale.

Les frais de repas

Si vous ne pouvez pas prendre votre repas sur votre lieu de travail ou à votre domicile, vous pouvez déduire les frais de restauration dans la limite d’un montant fixé chaque année.

Néanmoins, pour déduire ses les frais de repas, vous devez remplir les conditions suivantes :

  • Les frais de repas doivent être rendus nécessaires par l’exercice de votre activité professionnelle,
  • Les frais engagés doivent être justifiés par la distance entre le lieu de travail et le domicile. Autrement dit, la distance ou la durée de la pause déjeuner ne vous permettent pas de rentrer chez vous pour vous restaurer.
  • Vous devez rapporter la preuve des frais de repas avec la date, le lieu, le motif et les personnes invitées. Les justificatifs peuvent être des factures, des notes de frais, ou encore des tickets.

Ainsi, pour la déclaration 2023, le montant des frais de repas à domicile est estimé à 5 € sans pour autant que la dépense puisse dépasser 19,40 € TTC. En d’autres termes, le maximum qu’il est possible de déduire pour les frais de repas est de 14,40 € TTC (soit 19,40 € – 5 €)

Les frais de repas sont calculés selon plusieurs méthodes, à savoir :

  • En l’absence de justificatifs : Vous pouvez déduire le prix forfaitaire fixé par le fisc, soit 5 € pour les frais 2022.
  • En présence de justificatifs : Vous pouvez déduire la différence entre le prix réellement payé et le prix théorique du repas à domicile. Par exemple pour un repas pris à l’extérieur à 14 € vous pouvez déduire 9 € (14 € – 5€).
  • Vous percevez des Tickets restaurant ou une prime de panier-repas : Dans ce cas, vous devez soustraire la somme de vos dépenses au montant financé par l’employeur.

Exemple de calcul de frais réel de repas :

Prenons un salarié à temps plein qui a travaillé 218 jours ouvrés en 2022.

Calcul des frais réels de repasMontant à déduire des impôts
Sans justificatifMontant des frais de repas = 5 € x 218 jours soit 1 090 €
Avec justificatifs
Frais de restaurants : 12 € par jour
Montant des frais déductibles : 12 € – 5 € = 7 €  
Montant des frais de repas annuel = 7 € x 218 jours soit 1 526 €
Avec des Tickets restaurant Frais de restaurants : 12 € par jour
Valeur d’un repas à domicile : 5 €
Valeur du titre restaurant : 9 €
Part employeur du titre restaurant (50%) = 4,50 €
Montant des frais déductibles : 12 € – 4,50 € – 5 € = 2,50 €
Montant des frais de repas déductibles : 2,50 € x 218 jours soit 545 €
Exemples de calcul des frais réels de repas

Les frais kilométriques et de déplacement

Vous pouvez également déduire vos frais de déplacement professionnels ainsi que le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail. Pour cela, vous devez respecter les conditions suivantes :

  • Les frais kilométriques sont limités à un seul aller-retour par jour. De plus, la distance entre le domicile et le travail admise par le fisc est de 40 km soit 80 km par jour.
  • Le véhicule doit vous appartenir : autrement dit les utilitaires ou véhicules de fonction sont exclus.

Les frais de transports (bus, trains) et de covoiturage peuvent également être déduits de vos impôts, sur justificatifs.

Dans certains cas, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si l’éloignement est justifié par des circonstances particulières, comme :

  • Difficulté de trouver un emploi à proximité de votre domicile ;
  • Exercice d’une activité professionnelle par votre conjoint à proximité du domicile commun ;
  • Mobilité de l’emploi exercé.

Vous devez alors joindre une note explicative à votre déclaration de revenus en précisant les raisons de cet éloignement.

Les frais kilométriques ne tiennent pas compte des frais de stationnement, de péage ou des intérêts annuels d’un crédit voiture. Ces dépenses ouvrent donc le droit à une déduction supplémentaire à condition de pouvoir les justifier.

Le calcul des frais kilométriques est réalisé à partir d’un barème fixé et révisé chaque année par l’administration fiscale. Il tient compte de la consommation en carburant, des assurances et de la dépréciation du véhicule, à savoir :

Puissance fiscale (en chevaux)Jusqu’à 5 000 kmDe 5 001 km à 20 000 kmAu-delà de 20 000 km
3 chevaux et moinsd x 0,529(d x 0,316) + 1061d x 0,369
4 chevauxd x 0,606(d x 0,340) + 1 330d x 0,408
5 chevauxd x 0,636(d x 0,356) + 1 391d x 0,427
6 chevauxd x 0,665(d x 0,374) + 1 457d x 0,448
7 chevaux et plusd x 0,697(d x 0,394) + 1 512d x 0,470
Barème kilométrique applicable en 2023 pour les voitures

Le barème applicable en 2023 pour les motos et scooters de + de 50 cm3

Puissance fiscale (en chevaux)Jusqu’à 3 000 kmDe 3 001 à 6 000 kmAu-delà de 6 000 km
1 à 2 chevauxd x 0,395(d x 0,099) + 890d x 0,247
3 à 5 chevauxd x 0,468(d x 0,082) + 1 158d x 0,275
6 chevaux et au-delàd x 0,606(d x 0,079) + 1 583d x 0,343
Barème kilométrique 2023 pour les motos et scooters

Le barème applicable en 2023 pour les vélomoteurs et scooters de – 50 cm3

DistanceBarème kilométrique
Jusqu’à 3 000 kmd x 0,315
De 3 001 à 6 000 km(d x 0,079) + 483
Au delà de 6 000 kmd x 0,171
Barème kilométrique 2023 pour les scooters de moins de 50cm3

Concrètement, pour calculer les frais réels de déplacement vous devez tenir compte de la distance parcourue « d » à titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule (CV) inscrite en case P6 de votre carte grise.

Exemple de calcul pour les frais kilométriques :
Un salarié à temps plein a travaillé 218 jours ouvrés en 2022. La distance entre son domicile et son travail est de 30 km soit 60 km par jour. La puissance fiscale de son véhicule est de 4 chevaux.

Distance parcourue dans l’année : 218 x 60 km = 13 080 km

Calcul des frais kilométriques : (13080 x 0,340) + 1 330 = 5 777,20 €

Il peut ainsi déduire de ses impôts 5 777 € pour ses déplacements entre son domicile et son travail.

Si vous détenez un véhicule électrique, le montant des frais kilométriques calculé est majoré de 20%. Autrement dit, une voiture électrique offre une déduction supplémentaire en comparaison à une voiture classique ou hybride.

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Double résidence

Dans certains cas particuliers, il est possible de déduire les frais de double résidence comme le logement, les repas et déplacements dans la limite d’un aller-retour par semaine. En effet, cette déduction est acceptée par le fisc si votre entreprise est très éloignée du domicile familial. Toutefois, cette situation doit être indépendante de votre volonté.

C’est le cas par exemple si votre travail est précaire, si vous attendez une mutation ou si votre conjoint exerce une activité loin de vous et qu’il ne peut pas déménager.

Par conséquent, vous pouvez déduire les frais d’hôtel, les loyers et charges du logement ou encore les intérêts d’emprunt pour l’achat d’un appartement proche de votre lieu de travail. Toutefois, ces derniers sont admis s’ils sont inférieurs aux frais d’hôtels que vous auriez eu à supporter.

Invitation au restaurant

Si vos fonctions demandent d’engager des frais d’invitation au restaurant pour développer votre clientèle par exemple, vous pouvez alors les déclarer, quel que soit le montant. Toutefois, le caractère professionnel doit être justifié.

Par conséquent, vous devez conserver les factures sur lesquelles devront être indiqués les noms et qualités des invités avec la date et le cachet du restaurateur. De même, il vaut mieux faire confirmer ces invitations par votre entreprise.

Formation professionnelle

Les frais engagés pour obtenir une qualification supérieure ou une reconversion rentrent dans les frais professionnels déductibles des impôts. Cette possibilité est aussi offerte à un chômeur qui engagerait des frais de formation dans le but de retrouver du travail. Il peut par exemple déduire les frais d’achat de documentation.

Le fisc ne peut pas refuser la déduction des frais de formation sous prétexte que la formation n’a pas débouché sur un nouvel emploi.

Les frais de télétravail

Les frais de télétravail rentrent également dans la catégorie des frais réels déductibles des impôts. Toutefois, vous devez être dans une de ces situations, à savoir :

  • Votre activité professionnelle nécessite l’utilisation d’un bureau spécifique à votre domicile,
  • Vous ne pouvez pas travailler sur votre lieu de travail,
  • Vous utilisez une pièce ou un espace dédié pour l’exercice de votre activité professionnelle.

Parmi les frais liés de télétravail qui peuvent être déduits des impôts, on retrouve :

  • Les frais de communication comme les abonnements téléphonique et box internet,
  • Les frais de fournitures comme les cartouches d’encre et papier,
  • L’achat de mobilier et matériel informatique pour les besoins de votre activité,
  • Les charges liées au logement comme les factures d’électricité, l’assurance, le chauffage…

Concrètement le fisc autorise toutes les dépenses concernant l’exercice de l’activité professionnelle. Toutefois, les frais de télétravail sont calculés au prorata de l’espace utilisé et du temps passé en télétravail, sauf si une pièce entière est parfaitement délimitée et ne sert uniquement qu’à l’exercice de votre activité.

Il est possible de déduire les frais liés à l’utilisation d’un espace de coworking pour exercer sa profession.

Faut-il opter pour la déduction de 10% ou les frais réels ?

Nous l’avons vu précédemment, l’administration fiscale permet au contribuable de bénéficier d’une déduction pour tenir compte des frais professionnels :

  • Soit une déduction forfaitaire de 10 % automatiquement appliqué sur vos revenus,
  • Soit une déduction des frais réels nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle.

Vous pouvez ainsi librement opter pour l’une ou l’autre option. Mais choisir de déduire les frais réels est intéressant uniquement si vos dépenses dépassent 10 % de la somme de vos revenus.

Ainsi, vous pouvez d’une part réduire le montant de vos impôts et d’autre part minorer votre revenu fiscal de référence. Ce dernier permet de bénéficier de certains droits comme l’allocation logement par exemple.

La déduction forfaitaire de 10% est au moins de 472 € avec un maximum de 13 522 € pour chaque membre du foyer fiscal.

C’est pourquoi vous devez effectuer une simulation de vos impôts avec et sans déduction des frais réels afin de savoir quelle option est plus avantageuse.

Comparatif frais réel déductible ou abattement de 10%

Prenons un salarié célibataire sans enfant percevant 40 000 € de salaire et ayant 5 000 € de frais professionnels déductibles.

Libellé Déclaration avec déduction forfaire de 10 %Déclaration avec déduction des frais réels
Salaire déclaré40 000 €40 000 €
Abattement de 10 %4 000 €0 €
Frais réel0 €5 000 €
Montant net imposable36 000 €35 000 €
Montant de l’IR4 394 €4 094 €
Revenu fiscal de référence36 000 €35 000 €
Taux de prélèvement à la source11%10,2 %
Exemple de calcul des frais réel vs abattement de 10 %

Dans cet exemple, opter pour les frais au réel permet une économie d’impôt de 300 €.

Comment déclarer les frais réels déductibles ?

Si vous avez décidé d’opter pour les frais réels, vous devez dans un premier temps lister et calculer vos dépenses en vous rapportant aux différents barèmes. Sans oublier de soustraire à cette somme les éventuelles indemnités perçues.

Ainsi, lors de votre déclaration d’impôt en ligne, les frais réels doivent être déclarés à la case « 1AK ». En outre, vous devez détailler leur nature et leur montant dans une note annexe. Attention de conserver les justificatifs pendant 3 ans.

À noter que la déclaration d’impôt est préremplie, vous devez donc bien vérifier les montants et les corriger si nécessaire.

Si vous continuez à réaliser votre déclaration d’impôt en format papier, vous devez remplir la case « 1AK » qui se trouver en page 3 du formulaire n°2042. Vous devez aussi joindre la liste détaillé des frais sur papier libre.

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L'auteur

Benoît Fruchard

Fondateur de Cleerly - Conseiller en gestion de patrimoine

Benoît Fruchard est passionné de finances personnelles depuis son plus jeune âge. Après une licence d'économie à l'Université de Nantes puis un Master à l'Université de Bordeaux, il rentre en école de commerce à Rouen. Il a travaillé 2 ans au sein de la BNP Paribas puis 5 ans chez un courtier en ligne. En 2021, il a créé Cleerly, un cabinet en gestion de patrimoine et un site pour démocratiser les finances personnelles... en savoir plus

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