Comment gérer la trésorerie d’une association ?

La trésorerie d’une association sportive, culturelle, sociale… doit être gérée d’une main de maître. Et surtout si les flux sont importants. Certaines associations ont d’ailleurs des obligations comptables très précises, tandis que d’autres sont un peu plus « libres ». Comment bien gérer sa comptabilité d’association ? Comment optimiser sa trésorerie ? Quelles sont les obligations en la matière ? Voyons tout cela ensemble ! 

Comment fonctionne la trésorerie d’une association ?

Une association a, comme une entreprise, des flux de trésorerie. En clair : de l’argent qui rentre et de l’argent qui sort. Et par trésorerie, sachez que l’on entend aussi l’ensemble des sommes dont elle dispose sur ses comptes bancaires. Elle peut avoir des excédents ou au contraire des déficits de trésorerie. 

La bonne gestion de sa trésorerie, pour une association loi 1901, repose sur un ensemble de « bonnes pratiques ». Budget prévisionnel, bilan comptable, compte de résultat… Autant de documents comptables qui font peur, mais qui sont nécessaires à la bonne gestion de la structure. 

Dans les faits, la comptabilité varie d’une association à l’autre, selon sa taille, ses sources de financement et son activité. Une petite association locale n’aura pas les mêmes devoirs et obligations comptables qu’une structure qui emploie 50 salariés.

Dans tous les cas, la désignation d’un trésorier est fondamentale. Cette nomination se fait souvent en Assemblée Générale ou lors du conseil d’administration. Et en tant que membre du bureau de l’association, le rôle du trésorier est majeur. C’est lui qui préparera le budget prévisionnel, qui suivra les encaissements et décaissements, demandera les subventions éventuelles… 

Quelles sont les obligations d’une association niveau trésorerie ?

Toute association se doit de tenir sa trésorerie. C’est la loi. Chaque association loi 1901 a l’obligation concrète de tenir sa comptabilité. Et pour certaines, il y a même obligation de tenir un plan comptable associatif et d’établir des comptes annuels. 

Les associations soumises à cette obligation de tenir une « comptabilité d’engagement » sont, entre autres : 

• Les associations qui perçoivent des aides publiques (ou des dons) supérieures à 153 000 euros, 
• Celles qui sont d’utilité publique, 
• Celles qui ont des activités économiques (vente de produits par exemple), 
• Les associations qui ont une activité qui, par nature, les oblige à la tenue d’une comptabilité. C’est par exemple le cas des associations sportives et groupements sportifs. 
• Les associations en redressement ou en liquidation judiciaire, 
• Les associations qui font appel à la générosité publique. 

Bien entendu, les associations qui n’ont pas d’obligation légale de tenir une comptabilité d’engagement peuvent quand même tenir un plan comptable détaillé et établir leurs comptes annuels. 

Les différentes comptabilités de trésorerie d’une association

Nous venons de le voir, certaines associations ont des obligations comptables plus poussées que d’autres. En fait, on distingue, en matière de gestion de trésorerie d’association : 

• La comptabilité d’engagement, 
• La comptabilité de trésorerie, ou comptabilité « simplifiée ». 

La première est plus complexe. Et elle est obligatoire pour les plus grosses associations / celles que nous avons vues plus haut. Ce type de comptabilité consiste à intégrer tous les flux dans les comptes dès leur date d’émission. C’est-à-dire dès l’émission de la facture, même si le paiement vient plus tard (sous 30 jours, 60 jours…). L’opération est donc enregistrée dès qu’elle est constatée, peu importe que le paiement ne soit pas encore là. 

La comptabilité de trésorerie est plus simple, et bien mieux adaptée aux « petites » associations. Ici, on tient simplement un listing chronologique de toutes les dépenses et de toutes les recettes, au fil de l’eau. On scinde les encaissements et les décaissements en deux colonnes, le plus souvent dans un simple fichier Excel ou sur un livre-journal. 

Qui doit gérer la trésorerie d’une association ?

Au sein d’une association, celui qui gère et pilote la trésorerie et la comptabilité est le trésorier. Ses pouvoirs et responsabilités sont précisés dans les statuts de l’asso. Et ses missions sont nombreuses, même pour une petite association. Voici les principales : 

• Veiller à la bonne perception des encaissements : dons, cotisations des membres… Il n’est pas rare que le trésorier doive relancer les membres pour le paiement de leur cotisation. 
• Réaliser les paiements : salaires, fournisseurs, factures type loyer ou électricité… En clair, le trésorier est celui qui paye. 
• Mettre en place un budget prévisionnel, 
• Gérer la relation avec la banque : demande d’emprunt, de délais de paiement, gestion du découvert… 
• Demander des subventions, monter et suivre les dossiers de demande. Le trésorier interagit avec les collectivités locales, les structures parapubliques… 
• Suivre tous les encaissements et décaissements, en vérifiant et en pointant tous les mouvements sur les comptes bancaires associatifs. 

Le trésorier a aussi un important rôle de « classement ». Il doit conserver toutes les pièces justificatives, les factures, talons de paiement… Il répertorie tout cela par ordre chronologique et tient plusieurs dossiers : factures payées, factures à payer, relevés bancaires, fiches de caisse…

Le plan de trésorerie prévisionnel d’une association : à quoi ça sert ?

Tenir un plan de trésorerie prévisionnel fait partie des bonnes pratiques comptables pour une association. Ce plan permet d’anticiper les flux sur les 12 mois à venir. Sous la forme, en général, d’un tableau encaissements / décaissements, il permet de fixer des objectifs, des seuils à atteindre ou à ne pas dépasser… 

Un plan de trésorerie prévisionnel prend en compte la date d’échéance, et non la date d’émission. Il est en effet fréquent qu’une facture soit payée à J+30 ou 60, selon les termes de paiement octroyés, par exemple, à un fournisseur. Et si l’on ne tient pas compte de cela, on pourra se retrouver avec des « trous ». 

Le plan de trésorerie prévisionnel permet donc d’anticiper en amont les éventuels décalages de trésorerie. On pourra ainsi, par exemple, demander un emprunt bancaire plutôt que de supporter les intérêts débiteurs d’un découvert. 

Ce plan a aussi un aspect sécurisant. Soyez conservateur dans vos hypothèses (nombre de ventes, montant des cotisations…). Le but n’est pas d’embellir les choses, mais de coller au plus près des encaissements et décaissements futurs. Avec un budget prévisionnel, on voit venir. Et cela est notamment utile pour les associations, sportives par exemple, qui encaissent toutes les cotisations en début d’année, tandis que les charges sont étalées au fil des mois. 

Les logiciels de gestion de trésorerie pour association 

Pour les plus petites associations (avec une comptabilité de trésorerie), un simple tableau Excel suffit souvent pour tenir la comptabilité. Mais pour les associations avec des flux importants ou soumises à l’obligation de comptabilité d’engagement, cela ne suffit pas. 

Il existe pour cela de nombreux logiciels de trésorerie pour associations, gratuits ou payants. Certains sont spécialement conçus pour la gestion de la trésorerie d’association, comme par exemple B-ASSOCIATION ou Dolibarr, tous deux gratuits. Côté payants (après un essai gratuit), on retrouve notamment Peakasso, Ciel Association Évolution ou encore Winasso. Plusieurs formules sont en général proposées. 

Le but du logiciel comptable est de vous faciliter la vie. Il sera souvent possible d’automatiser certaines choses, en liant le logiciel au compte bancaire de l’asso. On pourra catégoriser les dépenses, consulter les flux sur des graphiques… 

La réserve et les problèmes de trésorerie d’une association

Toute association a des flux entrants et sortants. Et logiquement, sa trésorerie évolue au fil des mois. Chaque association se doit d’optimiser sa trésorerie au maximum. Cela passe par une bonne anticipation et une bonne gestion des décalages de trésorerie. 

Une bonne gestion ne vous met toutefois malheureusement pas à l’abri de problèmes de trésorerie. Un matériel qui casse ou un événement qui tombe à l’eau alors que des frais ont été engagés, et on se retrouve vite avec un trou dans le budget. Situation compliquée s’il n’a pas été possible de l’anticiper en amont…

Il faut donc parfois trouver une solution de financement, en l’absence d’excédent de trésorerie mis en réserve et disponible. 

Plusieurs options ici : 

• Passer par un emprunt bancaire, afin d’augmenter le fond de roulement. Cette solution s’avère souvent moins chère que de supporter les intérêts débiteurs d’un solde négatif. 
• Demander une avance sur subvention. Si l’association s’est vue octroyer une subvention mais que celle-ci n’a pas encore été versée, il est possible de demander une avance à sa banque. Il faudra bien sûr attester que la subvention a bien été accordée, mais le cas échéant, les banques sont assez enclines à consentir des avances. 
• Augmenter les cotisations. Il ne s’agit bien sûr pas de la solution préférée des membres. Et celle-ci n’est pas toujours optimale, surtout quant les cotisations ne sont encaissées qu’une fois par an. 

Comment placer les excédents de trésorerie ?

Il est très important, pour une association, de mettre à profit ses excédents de trésorerie. Le but est de ne pas les « laisser dormir » sur un compte peu ou pas rémunérateur. Mais avant toute chose, faites un point sur votre situation et vos besoins. Quelle est la somme à placer ? Quel est l’horizon de placement ? Avez-vous besoin que ces fonds restent « liquides », c’est-à-dire utilisables à tout moment ?

Une fois ces éléments en tête, plusieurs solutions sont ouvertes aux associations. 

La première, la plus liquide, est le livret A pour association. Il rapporte 2 % net, ce qui est correct. L’avantage est que l’épargne reste disponible à tout moment. Pratique si vous sentez venir des décalages de trésorerie dans le futur. Idéal aussi pour réagir en cas de coup dur. 

D’autres solutions plus moyen / long terme existent. Et il s’agit en général d’options plus rémunératrices. Citons notamment : 

• Les produits boursiers, qui présentent un potentiel de gains optimal, mais sans aucune garantie en capital. Actions, obligations, fonds (OPCVM, FCP)… Les choix sont nombreux. 
• Les comptes à terme, qui sont redevenus un peu intéressants l’année dernière mais dont l’intérêt décroît, du fait des taux en baisse. 
• Les bons du Trésor, 
• Les SCPI (Sociétés Civiles de Placement immobilier), c’est-à-dire la « pierre-papier ». En faisant l’acquisition de parts de SCPI, vous investissez dans l’immobilier sans les tracas de l’investissement en direct. Les gains (loyers) peuvent atteindre 5 à 7% par an en moyenne. Attention toutefois aux frais d’entrée, souvent assez élevés que vous pouvez contourner avec des SCPI sans frais d’entrée. Et sachez qu’il s’agit d’un investissement moyen / long terme, peu liquide. 

Les gains générés par le placement d’un excédent de trésorerie sont en général fiscalisés (sauf pour le Livret A Association). Pour palier à cela, il peut être intéressant d’ouvrir un contrat de capitalisation, qui est une enveloppe fiscale accessible aux associations. Ce contrat vous permettra d’acquérir les supports que nous venons de voir (OPCVM, ASCPI…) tout en profitant d’une fiscalité avantageuse.