Comment gérer la trésorerie d’une association ?

Expert
Par Benoît Fruchard
Mis à jour le 16 décembre 2022

La trésorerie d’une association sportive, culturelle, sociale… doit être gérée d’une main de maître. Et surtout si les flux sont importants. Certaines associations ont d’ailleurs des obligations comptables très précises, tandis que d’autres sont un peu plus « libres ». Comment bien gérer sa comptabilité d’association ? Comment optimiser sa trésorerie ? Quelles sont les obligations en la matière ? Voyons tout cela ensemble ! 

Comment fonctionne la trésorerie d’une association ?

Une association a, comme une entreprise, des flux de trésorerie. En clair : de l’argent qui rentre et de l’argent qui sort. Et par trésorerie, sachez que l’on entend aussi l’ensemble des sommes dont elle dispose sur ses comptes bancaires. Elle peut avoir des excédents ou au contraire des déficits de trésorerie

La bonne gestion de sa trésorerie, pour une association loi 1901, repose sur un ensemble de « bonnes pratiques ». Budget prévisionnel, bilan comptable, compte de résultat… Autant de documents comptables qui font peur, mais qui sont nécessaires à la bonne gestion de la structure. 

Dans les faits, la comptabilité varie d’une association à l’autre, selon sa taille, ses sources de financement et son activité. Une petite association locale n’aura pas les mêmes devoirs et obligations comptables qu’une structure qui emploie 50 salariés.

Dans tous les cas, la désignation d’un trésorier est fondamentale. Cette nomination se fait souvent en Assemblée Générale ou lors du conseil d’administration. Et en tant que membre du bureau de l’association, le rôle du trésorier est majeur. C’est lui qui préparera le budget prévisionnel, qui suivra les encaissements et décaissements, demandera les subventions éventuelles… 

Au final, la comptabilité d’une association loi 1901 fonctionne à peu près comme celle d’une entreprise. Pour certaines toutefois, la comptabilité sera simplifiée. Toutes n’ont pas nécessairement à établir un bilan comptable ou un compte de résultat. 

Quelles sont les obligations d’une association niveau trésorerie ?

Toute association se doit de tenir sa trésorerie. C’est la loi. Chaque association loi 1901 a l’obligation concrète de tenir sa comptabilité. Et pour certaines, il y a même obligation de tenir un plan comptable associatif et d’établir des comptes annuels

Les associations soumises à cette obligation de tenir une « comptabilité d’engagement » sont, entre autres : 

Bien entendu, les associations qui n’ont pas d’obligation légale de tenir une comptabilité d’engagement peuvent quand même tenir un plan comptable détaillé et établir leurs comptes annuels. 

Les différentes comptabilités de trésorerie d’une association

Nous venons de le voir, certaines associations ont des obligations comptables plus poussées que d’autres. En fait, on distingue, en matière de gestion de trésorerie d’association : 

La première est plus complexe. Et elle est obligatoire pour les plus grosses associations / celles que nous avons vues plus haut. Ce type de comptabilité consiste à intégrer tous les flux dans les comptes dès leur date d’émission. C’est-à-dire dès l’émission de la facture, même si le paiement vient plus tard (sous 30 jours, 60 jours…). L’opération est donc enregistrée dès qu’elle est constatée, peu importe que le paiement ne soit pas encore là. 

La comptabilité d’engagement vient souvent avec la publication d’un compte de résultat et d’un bilan de trésorerie d’association. 

La comptabilité de trésorerie est plus simple, et bien mieux adaptée aux « petites » associations. Ici, on tient simplement un listing chronologique de toutes les dépenses et de toutes les recettes, au fil de l’eau. On scinde les encaissements et les décaissements en deux colonnes, le plus souvent dans un simple fichier Excel ou sur un livre-journal. 

Qui doit gérer la trésorerie d’une association ?

Au sein d’une association, celui qui gère et pilote la trésorerie et la comptabilité est le trésorier. Ses pouvoirs et responsabilités sont précisés dans les statuts de l’asso. Et ses missions sont nombreuses, même pour une petite association. Voici les principales

Veillez à choisir un trésorier qui « s’y connait ». Nommer quelqu’un qui n’a aucune base en comptabilité ou en gestion financière n’est peut-être pas une bonne idée. Sa responsabilité civile et pénale peut être engagée. Pour cette raison, certaines associations confient ce rôle à un expert-comptable. 

Le trésorier a aussi un important rôle de « classement ». Il doit conserver toutes les pièces justificatives, les factures, talons de paiement… Il répertorie tout cela par ordre chronologique et tient plusieurs dossiers : factures payées, factures à payer, relevés bancaires, fiches de caisse…

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Le plan de trésorerie prévisionnel d’une association : à quoi ça sert ?

Tenir un plan de trésorerie prévisionnel fait partie des bonnes pratiques comptables pour une association. Ce plan permet d’anticiper les flux sur les 12 mois à venir. Sous la forme, en général, d’un tableau encaissements / décaissements, il permet de fixer des objectifs, des seuils à atteindre ou à ne pas dépasser… 

Opérations
EncaissementsCotisations des membres, subventions, produits des ventes, donations, emprunts… 
DécaissementsFactures, loyer, salaires, achat de matériel…
Le plan de trésorerie prévisionnel d’une association

Un plan de trésorerie prévisionnel prend en compte la date d’échéance, et non la date d’émission. Il est en effet fréquent qu’une facture soit payée à J+30 ou 60, selon les termes de paiement octroyés, par exemple, à un fournisseur. Et si l’on ne tient pas compte de cela, on pourra se retrouver avec des « trous ». 

Le plan de trésorerie prévisionnel permet donc d’anticiper en amont les éventuels décalages de trésorerie. On pourra ainsi, par exemple, demander un emprunt bancaire plutôt que de supporter les intérêts débiteurs d’un découvert. 

Ce plan a aussi un aspect sécurisant. Soyez conservateur dans vos hypothèses (nombre de ventes, montant des cotisations…). Le but n’est pas d’embellir les choses, mais de coller au plus près des encaissements et décaissements futurs. Avec un budget prévisionnel, on voit venir. Et cela est notamment utile pour les associations, sportives par exemple, qui encaissent toutes les cotisations en début d’année, tandis que les charges sont étalées au fil des mois. 

Pour « bien » tenir son budget prévisionnel, il est important de se baser sur les années précédentes, afin de ne rien oublier. 

Les logiciels de gestion de trésorerie pour association 

Pour les plus petites associations (avec une comptabilité de trésorerie), un simple tableau Excel suffit souvent pour tenir la comptabilité. Mais pour les associations avec des flux importants ou soumises à l’obligation de comptabilité d’engagement, cela ne suffit pas. 

Il existe pour cela de nombreux logiciels de trésorerie pour associations, gratuits ou payants. Certains sont spécialement conçus pour la gestion de la trésorerie d’association, comme par exemple B-ASSOCIATION ou Dolibarr, tous deux gratuits. Côté payants (après un essai gratuit), on retrouve notamment Peakasso, Ciel Association Évolution ou encore Winasso. Plusieurs formules sont en général proposées

Le but du logiciel comptable est de vous faciliter la vie. Il sera souvent possible d’automatiser certaines choses, en liant le logiciel au compte bancaire de l’asso. On pourra catégoriser les dépenses, consulter les flux sur des graphiques… 

Prenez le temps d’en comparer plusieurs. Il n’existe pas vraiment de « meilleur » logiciel comptable pour association dans l’absolu. Tout dépend de vos besoins, de la structure, des flux… 

La réserve et les problèmes de trésorerie d’une association

Toute association a des flux entrants et sortants. Et logiquement, sa trésorerie évolue au fil des mois. Chaque association se doit d’optimiser sa trésorerie au maximum. Cela passe par une bonne anticipation et une bonne gestion des décalages de trésorerie. 

Une bonne gestion ne vous met toutefois malheureusement pas à l’abri de problèmes de trésorerie. Un matériel qui casse ou un événement qui tombe à l’eau alors que des frais ont été engagés, et on se retrouve vite avec un trou dans le budget. Situation compliquée s’il n’a pas été possible de l’anticiper en amont…

Il faut donc parfois trouver une solution de financement, en l’absence d’excédent de trésorerie mis en réserve et disponible. 

Plusieurs options ici

Comment placer les excédents de trésorerie ?

Il est très important, pour une association, de mettre à profit ses excédents de trésorerie. Le but est de ne pas les « laisser dormir » sur un compte peu ou pas rémunérateur. Mais avant toute chose, faites un point sur votre situation et vos besoins. Quelle est la somme à placer ? Quel est l’horizon de placement ? Avez-vous besoin que ces fonds restent « liquides », c’est-à-dire utilisables à tout moment ?

Une fois ces éléments en tête, plusieurs solutions sont ouvertes aux associations

La première, la plus liquide, est le livret A pour association. Il rapporte 2 % net, ce qui est correct. L’avantage est que l’épargne reste disponible à tout moment. Pratique si vous sentez venir des décalages de trésorerie dans le futur. Idéal aussi pour réagir en cas de coup dur. 

Conservez toujours une partie d’épargne liquide. Ne placez que ce dont vous n’aurez pas besoin à court terme. 

D’autres solutions plus moyen / long terme existent. Et il s’agit en général d’options plus rémunératrices. Citons notamment : 

Les gains générés par le placement d’un excédent de trésorerie sont en général fiscalisés (sauf pour le Livret A Association). Pour palier à cela, il peut être intéressant d’ouvrir un contrat de capitalisation, qui est une enveloppe fiscale accessible aux associations. Ce contrat vous permettra d’acquérir les supports que nous venons de voir (OPCVM, ASCPI…) tout en profitant d’une fiscalité avantageuse

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